WYTYCZNA DLA SKARBNIKÓW / SŁUŻB FINANSOWO-KSIĘGOWYCH

Beneficjenci realizujący operacje w ramach PROW 2014-2020 są zobowiązani do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji. Wymóg ten, ma na celu identyfikację poszczególnych operacji (zdarzeń) księgowych i gospodarczych, przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w zakresie operacji. W ramach wyodrębnionej ewidencji winny być ujęte koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne ponoszone w związku z realizacją projektu.

Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanej operacji w ramach przyjętej polityki rachunkowości oraz zakładowego planu kont.

Obowiązek w tym zakresie powstaje najpóźniej z dniem podpisania umowy o przyznaniu pomocy.

Przez „odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy”, o którym mowa w przepisach art. 66 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1305/2013, w przypadku Beneficjenta prowadzącego księgi rachunkowe i sporządzającego sprawozdania finansowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), należy rozumieć ewidencję księgową wyodrębnioną w ramach prowadzonych przez Beneficjenta ksiąg rachunkowych, a nie odrębne księgi rachunkowe.

Aby właściwie prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową należy:

• wprowadzić dodatkowe konta syntetyczne i analityczne, pozwalające na wyodrębnienie zdarzeń związanych tylko z daną operacją, w układzie umożliwiającym spełnienie wymagań w zakresie sprawozdawczości i kontroli oraz w zakresie sporządzania zestawienia z komputerowego systemu księgowego; wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których będzie dokonywana ewidencja zdarzeń związanych z operacją;

lub

• wprowadzić odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji oraz kont księgowych związanych z daną operacją; wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawień, w tym komputerowych, w określonym przedziale czasowym, ujmujących wszystkie zdarzenia związane tylko z daną operacją.

Uwaga!

Nieuwzględnienie w oddzielnym systemie rachunkowości zdarzenia powodującego poniesienie kosztu albo gdy do jego identyfikacji nie wykorzystano odpowiedniego kodu rachunkowego, będzie skutkować pomniejszeniem o 10% kosztu danego zdarzenia, przedstawionego do refundacji.