Kompendium wiedzy o grantach EFS

ODPOWIEDZI NA PYTANIA DOT. PROJEKTÓW GRANTOWYCH EFS

1. Zmiana w projektach grantowych (np. harmonogramy – na jakim etapie i na ile możemy zmieniać?)
   • Zmiany w projektach grantowych winny być dokonywane w oparciu o zapisy par. 23 Umowy o dofinansowanie projektu grantowego. 
2. Czy można dokonać zmian w projekcie grantowym w zakresie wskaźników np. mamy więcej osób zagrożonych a za mało z otoczenia?
   • Można, ale:
     • – w pierwszej kolejności należy sprawdzić zgodność zaproponowanych zmian z LSR;
     • – dalej należy uzgodnić matrycę (zmianę kwoty na zadaniach i wskaźniki);
     • – dokonać zmiany zapisów wniosku grantowego;

     Dokonywane zmiany nie powinny wpływać na obniżenie wartości wskaźników programowych, zatwierdzonych w ramach LSR.

3. Czy można dokonać zmian w projekcie grantowym w zakresie przesunięć pomiędzy zadaniami i kwot i wskaźników np. z organizowania się lokalnej społeczności na rzecz klubów młodzieżowych? itp.?
   • Można, ale:
     • – w pierwszej kolejności należy sprawdzić zgodność zaproponowanych zmian z LSR;
     • – dalej należy uzgodnić matrycę (zmianę kwoty na zadaniach i wskaźniki);
     • – dokonać zmiany zapisów wniosku grantowego;

     Dokonywane zmiany nie powinny wpływać na obniżenie wartości wskaźników programowych, zatwierdzonych w ramach LSR.

4. Czy grupę docelową mogą stanowić rodziny korzystające z pomocy (rodzic + dziecko), zgodnie z definicją wytycznych. Przy założeniu, że zarówno dla rodziców jak i dzieci zorganizowane będą działania adekwatne do ich potrzeb (nie animowanie czasu, kiedy rodzice uczestniczą w zajęciach)
   • Tak, zgodnie z definicją wytycznych ds. włączenia społecznego.
5. Osoby zagrożone ubóstwem lub wykluczeniem społecznym – podgrupa: Osoby lub rodziny korzystające ze świadczeń z pomocy społecznej zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej lub kwalifikujące się do objęcia wsparciem pomocy społecznej, tj. spełniające, co najmniej jedną z przesłanek określonych w art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej – Pytanie: w przypadku osób kwalifikujących się do objęcia wsparciem pomocy społecznej co na potwierdzenie? Czy wystarczy oświadczenie, że należy do którejś z grup wymienionej w art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej?
   • Tak, zgodnie z definicją wskaźnika, określoną w zasadach wsparcia.
6. Czy do potwierdzenia zagrożenia ubóstwem lub wykluczeniem społecznym wystarczające jest zaświadczenie z GOPS o treści: „GOPS …. zaświadcza, ze pan/pani…. korzysta ze świadczeń z pomocy społecznej zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej”.
   • Czy niezbędne jest wskazanie, że osoby te spełniają co najmniej jedną z przesłanek określonych w art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej?
     • W przypadku zaświadczenia z GOPS …. zaświadcza, ze pan/pani…. korzysta ze świadczeń z pomocy społecznej zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej”. Co do zasady zaświadczenie nie powinno być starsze niż 3 miesiące.
     • W przypadku oświadczenia dotyczącego osób kwalifikujących się do objęcia pomocą społeczną, „niezbędne jest wskazanie, że osoby te spełniają co najmniej jedną z przesłanek określonych w art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej” Wzór takiego oświadczenia został państwu przekazany w marcu 2019.
7. Czy w przypadku osoby biernej zawodowo, nie zarejestrowanej w PUP wystarczy Oświadczenie uczestnika projektu o tym, że jest bierna zawodowo?
   • Tak, zgodnie z definicją wskaźnika, określoną w zasadach wsparcia.
8. Dobre praktyki – co wprowadzić do dokumentów, co wdrażać, co rekomendować grantobiorcom?
   • Generalnie:
     • Procedura rozliczania projektów realizowanych w formule uproszczonej koncentruje się na weryfikacji prawidłowości podejmowanych przez (w tym przypadku) grantobiorcę działań i ich zgodności z założeniami projektu objętego grantem, w tym realizacji celu tego projektu wyrażonego wskaźnikami.
     • Największym ciężarem w konstrukcji takich projektów jest zatem prawidłowe sformułowanie wskaźników projektowych i odpowiedni dobór dokumentów potwierdzających ich wykonanie, które nie powinny być ani zbyt ogólne ani też zbyt drobiazgowe, gdyż takie mogą ograniczać swobodę, a czasem nawet uniemożliwiać realizację projektu, mając na uwadze ograniczony zakres możliwych do wprowadzenia zmian.
9. Jak dokumentów wymagać od Grantobiorcy poza tymi podstawowymi? Czy w ogóle wymagać? Jak zbierać dokumenty? Czy musimy wymagać kserokopii, czy możemy tylko zestawienia albo próba dokumentów? Co jest rekomendowane?
   • Jak zweryfikować czy ta osoba należy czy nie do grupy? Czy musimy ponad przedłożone dokumenty sami weryfikować?
     • Wymagane dokumenty (kopie, zestawienia) powinny być określone w umowie o dofinansowanie. Na etapie kontroli projektów Grantobiorca powinien przedłożyć oryginały dokumentów. W celu badania odpowiedniej jakości realizowanych działań Grantobiorca może być poproszony również o przedłożenie innych dokumentów niefinansowych np. programu zajęć.
10. Jakie dokumenty dla otoczenia? Czy musimy weryfikować ten status ponad dokumenty przedłożone?
    • Wymagane dokumenty pomiaru wskaźnika powinny być określone w umowie o dofinansowanie.
11. Umowa o powierzenie grantu – czy można aktualizować wzór po naborze, ale przed podpisaniem umowy, tak by była bezpieczna ta umowa dla obu stron? Np. dopisać tam punkty zabezpieczające środki, wskazujące nowe zobowiązania adekwatne do projektu?
    • Czy wymaga to akceptacji IZ, zmiany Procedury, czy można aktualizować bo to przecież wzór i jak się obie strony zgodzą to jest OK?
      • Jeżeli chodzi o aktualizację podstaw prawnych czy poprawę jakiś omyłek oczywistych czy błędów formalnych to nie musicie się Państwo do nas zwracać o akceptację zapisów umowy. Jeżeli chodzi o dodatkowe zapisy merytoryczne umowy, których nie było pierwotnie we wzorze umowy to wymagają one akceptacji IZ i dodatkowo, po ogłoszeniu naboru, publikacji aktualizacji wzoru umowy na stronie internetowej i poinformowania grantobiorców przed podpisaniem umowy o dokonanych zmianach.
12. Harmonogram płatności – jak wypełniać w przypadku projektów krótkich np. 3 miesiące, często będą to tylko 2 zaliczki? Czy tak jest bezpiecznie? Jakieś rekomendacje, propozycje rozwiązań.
    • Harmonogram płatności może być konstruowany na różne sposoby, w zależności o zasad dokonywania płatności przyjętych w danym LGD. W tak krótkim okresie realizacji projektu objętego grantem uzasadniona byłaby zarówno jednorazowa płatność zaliczkowa, płatność zaliczkowa podzielona na dwie lub trzy transze (harmonogram płatności winiec wówczas przewidywać takie krótkie np. 1-miesięczne okresy rozliczeniowe), a także płatność zaliczkowo-refundacyjna.
13. Sankcje dla grantobiorców przy rozwiązaniu umowy – czy zawsze w przypadku wypłaconej zaliczki muszą być odsetki jak dla zaległości podatkowych?
    • Zgodnie z zapisami umowy o powierzenie grantu.
14. Zakres związania wnioskiem a ewentualne przesunięcia budżetowe w środkach projektowych.
    • Co do zasady projekt powinien być realizowany zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. Ewentualne zmiany merytoryczne, które nie powodują istotnych modyfikacji wniosku, nie wpływają na spełnienie kryteriów, wskaźniki i kwotę dofinansowania powinny być dokonywane zgodnie z procedurą.
15. Klub młodzieżowy – w projekcie założono większą ilość zajęć sportowych aniżeli edukacyjnych a w trakcie realizacji okazało się że jest większe zapotrzebowanie na zajęcia edukacyjne – czy w ramach trwającego grantu można zmniejszyć ilość zajęć sportowych na rzecz edukacyjnych? czy w związku z założeniem konkretnej liczby godzin zajęć sportowych muszą się one odbyć bo takie były pierwotne założenia?
    • Odpowiedź j.w.
16. Jakie konsekwencje można nałożyć na grantobiorców, którzy w terminie nie składają szczegółowych harmonogramów realizacji wsparcia lub wniosków o rozliczenie grantu? (Teoretycznie można to traktować jako utrudnianie kontroli mogące skutkować rozwiązaniem umowy, jednakże raczej żadna LGD nie posunie się do takiego kroku. Jakie zatem inne mechanizmy można zastosować?)
    • Konsekwencje te wynikać powinny z treści zawartej z grantobiorcą umowy, co do zasady uchylanie się od składania harmonogramów realizacji wsparcia może być potraktowane jako utrudnianie przeprowadzenia kontroli, a w konsekwencji stanowić podstawę do rozwiązania umowy. Analogicznie w kwestii nieskładania wniosków o rozliczenie grantu. Możliwe jest, o ile takie konsekwencje zakłada umowa , obniżenie lub całkowite niekwalifikowanie tej części grantu, która została zaplanowana na obsługę/zarządzanie projektem po stronie grantobiorcy.
17. Jakie działania powinna podjąć LGD w przypadku, gdy odkryje niezgodność realizacji zadań ze szczegółowym harmonogramem realizacji wsparcia (bez uprzedniego poinformowania przez grantobiorcę o planowanych zmianach)? Jakie konsekwencje wyciągać w takiej sytuacji od grantobiorców?
    • Odpowiedź j.w. Wszelkie sankcje możliwe do zastosowania winny być wprost uregulowane w treści zawartej z grantobiorcą umowy. Nie ma zatem możliwości zastosowania kar-konsekwencji, które nie są przewidziane umową.
18. Monitoring i kontrole – krok po kroku.
    • Realizacja zgodnie z procedurą kontroli.
19. Widzimy potrzebę omówienia przynajmniej części pytań z listy sprawdzającej z kontroli na miejscu projektu objętego grantem, zwłaszcza w zakresie pytań dot. ochrony danych osobowych. Wydaje się nam, że przydatne byłoby omówienie, co dokładnie LGD powinna sprawdzać w każdym z kolejnych punktów listy.
    • Lista sprawdzająca jest narzędziem pomocniczym w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych, wskazującym podstawowe zakresy do skontrolowania.
20. W jakim zakresie LGD może kontrolować grantobiorcę odnośnie przestrzegania przepisów ochrony danych osobowych?
    • Dokumenty i czynności dotyczące ochrony danych osobowych zostały szczegółowo opisane w umowie.
21. Przechowywanie dokumentacji grantowej w LGD RODO – zasady przetwarzania danych – my, beneficjent, osoby objęte wsparciem.
    • Dokumenty i czynności dotyczące ochrony danych osobowych zostały szczegółowo opisane w umowie.
22. Wniosek jest załącznikiem do umowy, czy więc zmiany we wniosku są traktowane jako zmiana umowy i tym samym wymagają postepowania zgodnego z przyjętą w LGD procedurą (np. opinia Rady)? W umowie jest zapis, że aktualizacja harmonogramu płatności nie wymaga aneksu do umowy, ale akceptacji LGD – czy w związku z tym konieczna byłaby opinia rady jak przy zmianie umowy?
    • Aktualizacja harmonogramu płatności nie wymaga opinii rady.
23. LGD wyraża pisemną zgodę na wprowadzenie zmian do wniosku, przy czym zmiany te zostaną wprowadzone do wniosku na zakończenie realizacji projektu. Czy w formie aneksu? Kiedy – przed złożeniem końcowego wniosku o rozliczenie grantu, po tym wniosku?
    • Jeżeli zmiany we wniosku mają wpływ na zapisy umowy o powierzenie grantu, to w takim przypadku jest wymagany aneks.
24. SL – monitorowanie uczestników – kiedy wprowadzamy osoby objęte wsparciem?
    • Dane uczestników projektu w Monitorowaniu uczestników składanym przez LGD pojawiają się w nim dopiero gdy wniosek o rozliczenie grantu (sprawozdawczy), do którego załącznikiem była informacja o uczestnikach projektu objętych wsparciem w danym okresie rozliczeniowym, został zatwierdzony przez LGD. To oznacza, iż dane dotyczące uczestników objętych wsparcie pojawiają się w Monitorowaniu uczestników za okres późniejszy niż okres w którym nastąpiło objęcie wsparciem danego uczestnika. Taka praktyka ma swoje odzwierciedlenie w wartościach skumulowanych wskaźników produktu, które rosną wraz z przyrostem takich „spóźnionych” danych osób objętych wsparciem w Monitorowaniu uczestników.
25. Zakończenie udziału w projekcie osoby objętej wsparciem – od kiedy liczymy?
    • Zakończenie udziału w projekcie jest tożsame z zakończeniem ostatniej formy wparcia udzielanej tejże osobie.
26. SL 2014 – koniecznie należy ustalić co w nim zaznaczamy/wybieramy w odniesieniu do udzielonego wparcie czy wszyscy w grantach zaznaczmy INNE czy NIE.
    • Co do zasady rubryka Rodzaj przyznanego wsparcia dla wszystkich uczestników, bez względu na faktyczną formę wsparcia jaką zostali objęci winna wskazywać „Inne”.
27. Jak kwalifikować UP do otoczenia: czy osoby będące otoczeniem osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym  mogą znajdować się również w innej niekorzystnej sytuacji społecznej? Czy zaznaczamy w SL?
    • Jeśli otoczenie stanowi grupę docelową i są przewidziane dla niego formy wsparcia w projekcie dane takich osób winny być ujęte w Monitorowaniu uczestników, uzupełnienie statusu dotyczącego „znajdowania się w innej niekorzystnej sytuacji” będzie wówczas obligatoryjne.
28. Jak w SL oznaczamy otoczenie osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym? (po czym rozróżnić otoczenie od osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym?)
    • Definicje tych dwóch grup docelowych zostały określone w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020. W SL nie ma możliwości specjalnego oznaczenia przynależności uczestnika projektu do jednej z nich.
29. Czy 2 osoby mogą być otoczeniem dla 1 tej samej osoby zagrożonej ubóstwem lub wykluczeniem społecznym?
    • Tak. 1 osoba wykluczona może mieć 2 osoby z otoczenia w projekcie. Jednakże należy pamiętać, iż limit kosztów na osobę, który LGD zakładają odnosi się do osoby wykluczonej a nie z otoczenia, w związku z czym projekt nie może się skupiać na wsparciu otoczenia zamiast grupy głównej jaką są osoby zagrożone ubóstwem lub wykluczeniem społecznym.
30. Czy 1 osoba może być otoczeniem dla kilku osób/całej grupy ?
    • Tak. Zgodnie z definicją – Otoczenie osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym to osoby spokrewnione lub niespokrewnione z osobami zagrożonymi ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, wspólnie zamieszkujące i gospodarujące, a także inne osoby z najbliższego środowiska osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym. Za otoczenie osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym można uznać wszystkie osoby, których udział w projekcie jest niezbędny dla skutecznego wsparcia osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym. Do otoczenia osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym mogą należeć m.in. osoby sprawujące rodzinną pieczę zastępczą lub kandydaci do sprawowania rodzinnej pieczy zastępczej, osoby prowadzące rodzinne domy dziecka i dyrektorzy placówek opiekuńczo-wychowawczych typu rodzinnego.
31. Monitorowanie UP w SL: „Sytuacja (1) osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie „ oraz „Sytuacja (2) osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie” w aktywizacji społecznej ? Są to pozycje obligatoryjne do uzupełnienia (INNE/ NIE DOTYCZY/ osoba uzyskała kwalifikacje/ osoba nabyła kompetencje , pozostałe pozycje z listy wyboru dotyczą aktywizacji zawodowej)
    • Co do zasady Sytuacja (1) lub Sytuacja (2) winny określać efekt-rezultat, jaki został odniesiony dzięki uczestnictwu danej osoby/podmiotu w projekcie. Kwestię tą precyzuje Podręcznik Beneficjenta w ramach EFS. Nie jest prawidłowe ustalenie jednego tego samego efektu dla wszystkich uczestników którzy otrzymali tożsamy rodzaj wsparci w projekcie, jest to bowiem kwestia indywidulana i winna być przedmiotem monitorowania (odpowiednio udokumentowanego).
32. Czy w przypadku naboru wniosków na typ 2b oraz 2c w ramach grantu można realizować tylko inne rozwiązania w zakresie organizowania społeczności lokalnej (2c) bez zatrudniania lidera/animatora?
    • Tak. Można realizować sam typ 2c przy naborze na typ 2b i 2c.
33. komunikatu IZ RPO WK-P dot. zniesienia profilowania osób bezrobotnych: „należy pamiętać o konieczności kwalifikowalności uczestnika projektu do określonego rodzaju wsparcia na podstawie oceny potrzeb i predyspozycji dokonanej przez grantobiorcę” oraz „wsparcie powinno być kierowane do osób bezrobotnych, wobec których zastosowanie wyłącznie instrumentów i usług rynku pracy jest niewystarczające i istnieje konieczność zastosowania w pierwszej kolejności usług aktywnej integracji o charakterze społecznym”. W jaki sposób LGD powinna weryfikować spełnienie ww. warunków? Jakiej dokumentacji w tym zakresie LGD powinna wymagać od grantobiorcy?
    • W przypadku projektu dot. aktywizacji społeczno-zawodowej konieczność zastosowania w pierwszej kolejności usług aktywnej integracji o charakterze społecznym, powinna wynikać z formularza rekrutacyjnego oraz IPD.
34. Jak zapewnić otwartość projektu w ramach lidera animatora? czy wystarczy jedno spotkanie otwarte dla wszystkich kiedy jedni dla drugich coś zrobią?
    • Zgodnie z Zasadami udzielania wsparcia Animator/lider – jest to osoba przyczyniająca się do:
      • ułatwienia kontaktów oraz lepszego poznania się mieszkańców;
      • inicjowania powstawania grup obywatelskich;
      • motywowania grup i środowisk do podejmowania aktywności ukierunkowanych na dobro wspólne;
      • diagnozowanie potencjału lokalnego środowiska;
      • wyszukiwanie i wspieranie liderów lokalnych;
      • budowanie lokalnych koalicji;
      • moderowanie sytuacji edukacyjnych w środowisku;
      • pobudzanie energii potrzebnej do podjęcia i podtrzymania działania przez osobę/grupę;
      • animowanie wśród mieszkańców dyskusji dotyczących ważnych aspektów życia codziennego.

      Wyżej wymienione działania są kierowane nie tylko dla osób wykluczonych, ale również do mieszkańców. Tworzenie „zamkniętych działań” skierowanych tylko do jednej z grup społeczności lokalnej, nie wpisują się w ww. rozwiązania, ponieważ nie angażują, nie animują ani nie integrują osób zagrożonych wykluczeniem społecznym ze społecznością mieszkańców. Działania takie powinny włączać osoby zagrożone wykluczeniem społecznym w działania na rzecz mieszkańców, ale także włączać mieszkańców w działania na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.

35. Czy prawidłowym jest nie wskazanie otoczenia we wniosku na lidera animatora?
    • Tak – jeżeli nie ma zaplanowanego wsparcia merytorycznego dla przedmiotowej grupy.
36. Wyjaśnienie kim jest dokładnie lider animator ? czy to osoba która wyłania się z uczestników czy po prostu ta zatrudniona?
    • Zgodnie z Zasadami udzielania wsparcia Animator/lider – jest to osoba, która stanowi personelu projektu a nie jest uczestnikiem.
37. Grantobiorca wskazuje zaangażowanie koordynatora na 50 h/msc i ma 6 projektów. Czy mamy podważyć takie koordynowanie? jeśli nie na etapie wopp to na etapie wop?
    • Jeżeli zapisy dotyczące zarządzania projektem budzą wątpliwości, LGD może wezwać Grantobiorcę do wyjaśnień. Natomiast na etapie rozliczania projektu, koszty administracyjne (czyli koszty zarządzania projektem) są rozliczane ryczałtowo.
38. Minimalna liczba uczestników projektów na lidera? projekt 50.000 osób 15-czy to prawidłowe?
    • IZ RPO nie wyznacza minimalnego progu uczestników. LGD musi osiągnąć wskaźniki założone we wniosku grantowym.
39. Grantobiorca składa 2 wnioski na 2 projekty podobne dziejące się w tym samym czasie na grupy osób 15, czy tak może być?
    • Tak, należy jednak pamiętać o realizacji założonych wskaźników na poziomie LSR i tym samym, zapewnić mechanizmy ograniczające powielanie wsparcia dla danego uczestnika.
40. Warsztaty fotograficzne godzin 20 zajęć i zakup aparatów za 300 zł?
    • Każdy zakup akceptowany przez Radę na etapie oceny wniosku powinien być zweryfikowany pod kątem zasadności i racjonalności wsparcia do założonych działań projektowych.
41. Nabór na lidera animatora – grantobiorca planuje zatrudnienie lidera który jest cały czas obecny podczas zajęć ale dodatkowo zatrudnia wykładowcę np. do prowadzenia warsztatów plastycznych, psychologa. Czy takie zaangażowanie lidera jest kwalifikowalne? Czy tylko jeśli prowadzi on określone zajęcia związane z nabywaniem umiejętności?
    • Zgodnie z Zasadami udzielania wsparcia Animator/lider – jest to osoba przyczyniająca się do:
      • ułatwienia kontaktów oraz lepszego poznania się mieszkańców;
      • inicjowania powstawania grup obywatelskich;
      • motywowania grup i środowisk do podejmowania aktywności ukierunkowanych na dobro wspólne;
      • diagnozowanie potencjału lokalnego środowiska;
      • wyszukiwanie i wspieranie liderów lokalnych;
      • budowanie lokalnych koalicji;
      • moderowanie sytuacji edukacyjnych w środowisku;
      • pobudzanie energii potrzebnej do podjęcia i podtrzymania działania przez osobę/grupę;
      • animowanie wśród mieszkańców dyskusji dotyczących ważnych aspektów życia codziennego.

      Z treści pytania wynika, że animator nie spełnia powyższych warunków i nie wpisuje się w typ 2b.

42. Jeśli nie ma wskazanej kwoty zaangażowania np. osoby prowadzącej warsztaty przedsiębiorczości we wnioskach na „inne zakresu aktywnej integracji” to jaką stawkę można z KSM przyjąć?
    • Każda pozycja budżetowa powinna być uzasadniona we wniosku, z podaną szczegółową kalkulacją. W przypadku braku wystarczających zapisów należy wezwać Grantobiorcę do wyjaśnień.
    • W przypadku braku wyszczególnionej danej pozycji w KSM, należy przyjąć stawkę racjonalną, zgodną ze stawkami rynkowymi. Proponuje się aby LGD przyjęła stawkę jak dla trenera/prowadzącego zajęcia/warsztaty.
43. Nabór na Działania wspierające rozwiązania w zakresie organizowania społeczności lokalnej i animacji społecznej z wykorzystaniem m.in.:
    • – lidera lub animatora aktywności lokalnej oraz obywatelskiej oraz innych rozwiązań w zakresie organizowania społeczności lokalnej i animacji społecznej.” Czy może obejmować tylko zadania inne które polegają na wyjazdach warsztatach itp.
      • Nie. Zgodnie z Zasadami udzielania wsparcia Animator/lider – jest to osoba przyczyniająca się do:
        • ułatwienia kontaktów oraz lepszego poznania się mieszkańców;
        • inicjowania powstawania grup obywatelskich;
        • motywowania grup i środowisk do podejmowania aktywności ukierunkowanych na dobro wspólne;
        • diagnozowanie potencjału lokalnego środowiska;
        • wyszukiwanie i wspieranie liderów lokalnych;
        • budowanie lokalnych koalicji;
        • moderowanie sytuacji edukacyjnych w środowisku;
        • pobudzanie energii potrzebnej do podjęcia i podtrzymania działania przez osobę/grupę;
        • animowanie wśród mieszkańców dyskusji dotyczących ważnych aspektów życia codziennego.
44. Jak bardzo należy uzasadniać pozycje w budżecie np. mamy wyjazd do teatru. Czy wnioskodawca może podać ze będzie to albo Toruń albo Bydgoszcz i policzyć średnie kilometry czy szczegółowo ma już podać ze to będzie Toruń?
    • Grantobiorca powinien przyjąć szacunkową liczbę kilometrów, w celu przedłożenia kalkulacji pozycji budżetowej
45. Czy wystarczy wyjaśnić pozycję: 1000 zł na uczestnika w tym zakup materiałów gimnastycznych niezbędnych do przeprowadzenia zajęć w tym: buty, dres, kijki, ciężarki itp.
    • Nie. Należy w uzasadnieniu rozpisać poszczególne składowe pozycji w kalkulacji, podając koszt pojedynczych wydatków.
46. Czy można policzyć postojowe autobusu?
    • Postojowe może być wliczone w koszt najmu autobusu.
47. Jak bardzo można uogólnić zapisy wniosku, w zeszłym roku była mowa ze jeśli zajęcia teatralne nie pasują już uczestnikom to można im zrobić inne ale teraz już wiemy ze wymaga to zmian we wniosku. Jak zatem można uogólnić zapisy wniosku żeby tego nie zmieniać? Podać np. wyjazdy do teatru/opery lub zajęcia warsztatowe rozwijające umiejętności np. przedsiębiorczość/pierwsza pomoc/gimnastyka?
    • W przypadku gdy zapisy wniosku określają konkretne działania to zmiana wymaga aktualizacji wniosku o dofinasowanie. W przypadku zbyt dużego uogólnienia Grantobiorca będzie miał problem z uzasadnieniem wydatku z uwagi na rozbieżność kosztu biletu do kina a np. do opery, co w konsekwencji może skutkować obniżeniem wysokości pozycji. Zaplanowane działania we wniosku powinny wynikać z przeprowadzonej wcześniej analizy potrzeb uczestników lub doświadczeń Grantobiorcy.
48. W przypadku realizacji przez jednego Wnioskodawcę 6 projektów, każdy w innej gminie ale o podobnej tematyce Wnioskodawca chce w każdym zakupić laptop, ponieważ zakłada że zajęcia będą odbywały się w tym samym czasie i wypożyczenie będzie droższe. Czy powinniśmy mu to podważyć?
    • W opinii IZ RPO prowadzący zajęcia powinien dysponować odpowiednim sprzętem do prowadzenia zajęć i brak jest zasadności jego zakupu w ramach działań merytorycznych. Dodatkowo Grantobiorca powinien dysponować odpowiednim potencjałem technicznym do realizacji działań projektowych i ewentualnie udostępnić trenerowi taki sprzęt.
49. Czy Wnioskodawca może nie zakładać wskaźników własnych w projekcie?
    • IZ RPO rekomenduje aby LGD przy podpisywaniu umowy wymagało od Wnioskodawcy realizacji dodatkowych wskaźników specyficznych dla projektu potwierdzających konkretne działania realizowane w projekcie z uwagi na ryczałtowe rozliczanie projektu.
50. W przypadku braku kosztu w katalogu stawek maksymalnych czy wystarczy nam jak Wnioskodawca w uzasadnieniu powoła nam się na rozeznanie rynku?
    • Rada i pracownicy LGD mają możliwość samodzielnego zweryfikowania wysokości danego kosztu np. w Internecie. W przypadku uzasadnienia specyficznego kosztu, którego oferty nie są powszechnie dostępne, można wezwać grantobiorcę do przedłożenia dokonanego rozeznania.
51. Czy stypendium szkoleniowe musi być wypłacane przy szkoleniu zawodowym jeśli nie zostało zaplanowane w projekcie?
    • „Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-202” wskazują, iż osobom uczestniczącym w szkoleniach zawodowych przysługuje stypendium szkoleniowe. Tylko w uzasadnionych przypadkach uczestnik może dobrowolnie zrezygnować z otrzymywania stypendium szkoleniowego w projekcie. Beneficjent jest zobowiązany do ubezpieczenia od następstwie szczęśliwych wypadków uczestnika projektu w sytuacji rezygnacji ze stypendium.
52. Wskaźnik rezultatu: liczba animatorów lub liderów lokalnych, która uzyskała wsparcie z EFS, świadcząca lub gotowa do świadczenia usługi po zakończeniu projektu – jeden animator został zatrudniony do realizacji 2 grantów (2 niezależne umowy) – czy liczymy go do realizacji wskaźnika po zakończeniu każdego grantu (łącznie 2 animatorów/liderów) czy tylko raz bo ten sam animator?
    • Każdy projekt objęty grantem rozliczany jest osobno i każdy zrealizuje swój wskaźnik. Jednakże LGD w ramach projektu grantowego zrealizuje wskaźnik na poziomie 1 w związku z tym, że jest to jedna osoba. Dodatkowo LGD powinno zweryfikować czy godziny pracy animatora nie pokrywają się w dwóch projektach jednocześnie.
53. Jak w prawidłowy sposób obliczyć efektywność społeczną i zatrudnieniową w przypadku, gdy w projekcie biorą udział zarówno osoby pełnosprawne jak i z niepełnosprawnościami?
    • Należy dokonać tego zgodnie z dokumentem „Pomiar efektywności społecznej i zatrudnieniowej”.
54. Jak prawidłowo wyliczyć % wskaźników w przypadku, gdy grantobiorca zrekrutował do projektu więcej uczestników, niż wynika z zawartej umowy o powierzenie grantu? Czy np. wskaźnik efektywności społecznej należy policzyć od liczby osób ujętych w umowie, czy od faktycznej liczby osób biorących udział w projekcie?
    • Czy należy zaktualizować projekt w zakresie większej liczby uczestników i tym samym wyższych wskaźników %?
      • Jeżeli Grantobiorca zrekrutował więcej osób do projektu i otrzymali oni wsparcie to powinien osiągnąć rezultaty np. efektywność społeczną od faktycznej liczby uczestników. W związku z tym powinien rozliczyć się z większej wartości wskaźników. Co do zasady wniosek powinien zostać zaktualizowany w tym zakresie.
55. Co jeśli w realizacji projektu z aktywizacji społeczno-zawodowej więcej osób podejmie zatrudnienie a mniej osób zarejestruje się jako poszukująca pracy w PUP? Czy nie osiągnięcie tego wskaźnika „poszukujący pracy” jest tak istotne jeśli ostatecznie osoby wejdą do wskaźnika pracujących po zakończeniu udziału w projekcie?
    • Każdy przypadek będziemy rozpatrywać indywidualnie i dokonywać ewentualnej aktualizacji poziomów przedmiotowego wskaźnika.
56. Czy kwota 20% kosztów zarzadzania to włącznie 20% czy 19,99%?
    • Zgodnie z Zasadami udzielania wsparcia w projektach objętych grantem można rozliczyć koszty administracyjne, związane z obsługą projektu objętego grantem i jego zarządzaniem przez grantobiorcę. Maksymalny limit dofinansowania kosztów administracyjnych wynosi 20% grantu. W związku z czym limit wynosi „mniejsze-równe” ≤ 20%.
57. Jak uznać ze projekt jest komplementarny z osią 7. Mamy takie kryterium, ale nie jest to doprecyzowane. Czy wystarczające jest że Wnioskodawca napisze że zastosuje preferencje w rekrutacji do osób z obszaru? Czy ma deklarować określoną ilość osób z obszaru?
    • Kryterium dotyczące komplementarności z osią 7 jest własnym Lokalnym Kryterium Punktowym LGD, związku z czym powinno ono wynikać z SWOT a definicja kryterium  oraz sposób oceny powinien być określony przez LGD.
58. Czy projekt kierowany tylko do kobiet to naruszenie zasady równości?
    • Wszystkie projekty powinny być zgodne z Zasadą równości szans kobiet i mężczyzn. Zgodność z ww. zasadą wynika m.in. ze zdiagnozowanych barier oraz zaplanowanych działań redukujących zdiagnozowane bariery. Jeżeli ww. elementy przemawiają za objęciem wsparciem np. samych kobiet a projekt jest zgodny z zasadą równości szans to jest to możliwe. Co do zasady projekty skierowane tylko do kobiet są akceptowalne, ponieważ kobiety są uznane jako grupa defaworyzowana na rynku pracy. Jeżeli grantobiorca nie wykaże wymaganych elementów oraz nie uzasadni w projekcie objęcia wsparciem jednej płci w odpowiedni sposób, będzie to skutkować uznaniem projektu za niezgodny z zasadą równości szans, a co za tym idzie zostanie uznany za niezgodny z LSR.
59. Grantobiorca składa 6 projektów na każda z gmin taki sam. Czy jest to prawidłowe? czy powinniśmy poprosić czemu nie 1 projekt np. na dwie sąsiedzkie gminy?
    • Zgodnie z odpowiedzią na pytania 41 i 50, wszystko zależy czy LGD w ramach kryteriów zgodności z LSR zawarło ograniczenia jak np. kryterium: „Czy wnioskodawca złożył nie więcej niż 2 wnioski o dofinansowanie w odpowiedzi na dany konkurs”. LGD w ramach kryteriów zgodności z LSR musiało uwzględnić możliwość realizacji 6 projektów jednocześnie poprzez usunięcie kryterium ograniczającego dostęp. W takim przypadku jeżeli uczestnicy się nie powtarzają w niedozwolony sposób to grantobiorca może realizować 6 odrębnych projektów o tożsamym zakresie.
60. W kontekście ostatnich kontroli – co jeśli Grantobiorca nie wyda wszystkich pieniędzy z projektu? Mamy przedsiębiorców którzy realizując zadania pewnie nie wszystkie pieniądze wydają.. Czy w związku z tym, że jeden grant jest traktowany jako jedno zadanie w końcowym wniosku o płatność, na podstawie którego Grantiobiorca będzie rozliczał wskaźniki nie żądać sprawozdania całościowego za cały okres realizacji grantu?
    • Zgodnie z oświadczeniem we wniosku o dofinasowanie projektu oszczędności powinny zostać wydatkowane na cele projektu.
    • Projekt objęty grantem rozliczany jest całościowo w końcowym wniosku o płatność.
    • Co do zasady – projekty realizowane w formule uproszczonej nie generują oszczędności podlegających rozliczeniu przed LGD czy IZ.
61. Realizacja projektów po zmianie wytycznych.
    • Projekty objęte grantem należy realizować zgodnie z zasadami na jakich zostały wybrane do dofinansowania. W nowo ogłaszanych naborach obowiązują zapisy zaktualizowanych Zasad udzielania wsparcia, Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków z dnia 22 sierpnia 2019 r. oraz Wytycznych w zakresie włączenia społecznego z dnia 8 lipca 2019 r.
62. Czy projekt grantowy EFS na II kamieniu milowym rozliczany ma być na podstawie dokonanych płatności (rozumianych jako certyfikowane przez UM wnioski o płatność złożone przez LGD)? Jeżeli tak, LGD przewidują problemy z osiągnieciem wskaźników ze względu m.in. na inny harmonogram planowanych konkursów ogłaszanych przez LGD, możliwe opóźnienia w certyfikacji wniosków o płatność w UM, opóźnienie naborów ze względu na rewitalizację, zgłaszane problemy z uczestnikami projektów / brak chętnych przy aktywizacji społeczno-zawodowej.
    • Zapisy § 8 ust. 6 ww. umowy precyzują, że „w przypadku EFS przy ustalaniu poziomu wskaźników i poziomu wykorzystania środków finansowych zgodnie z ust. 2 pod uwagę będą brane operacje/etapy operacji, dla których zatwierdzone zostały do 31 grudnia 2021 wydatki kwalifikowalne w ramach wniosków o płatność”.
    • W związku z powyższym, wnioski o płatność dla projektów grantowych EFS powinny być złożone przez LGD i zatwierdzone przez Urząd Marszałkowski do 31 grudnia 2021 roku. Niemniej jednak Urząd Marszałkowski rozważa ewentualne uelastycznienie zapisów we wskazanym zakresie w kierunku zapisów dotyczących pozostałych funduszy.