Dowiedz się co zrobić, aby dokonać zmian w projekcie

Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy o dofinansowanie projektu mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych – w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Dopuszczalne zmiany

Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu.

Zwykle drobne zmiany, np. formalne (typu dane beneficjenta, adres) albo nie wpływające na podstawowe założenia projektu, mogą być dokonywane bez wcześniejszej zgody instytucji udzielającej wsparcia. O ich zaistnieniu należy jednak zawsze poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.

Zmian można dokonywać również w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu (np. aktualizacji harmonogramu dokonywania wydatków). W takiej sytuacji wymagane jest jednak uprzednie uzyskanie zgody instytucji udzielającej wsparcia na wprowadzenie zmiany. Po przekazaniu informacji o planowanej zmianie powinniśmy poczekać na akceptację instytucji.

Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to instytucji, która udzieliła dofinansowania. Akceptacja zmian mających istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, jest bowiem bardzo trudna, a często niemożliwa.

Aneksowanie umowy

Bez względu na to, czy zmiany wymagają zgody instytucji udzielającej wsparcia, czy też nie, część z nich wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie, którą podpisujesz z instytucją udzielającą wsparcia. Mogą do nich należeć np. zmiana danych beneficjenta, zmiana numeru rachunku bankowego, zmiana okresu realizacji projektu.

Bardzo ważne!

W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, która udzielała Tobie wsparcia.