Koronawirus – Komunikat IZ RPO WK-P 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego
KOMUNIKAT IZ RPO WK-P 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego
Uwaga! Treść komunikatu może ulec zmianie w przypadku wystąpienia nowych okoliczności, w tym ustanowienia nowych uregulowań prawnych,
w szczególności na poziomie prawodawstwa krajowego.
Mając na uwadze aktualną sytuację epidemiologiczną i jej niewątpliwie negatywny wpływ na realizację projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (dalej: EFS) przedstawiam stanowisko Instytucji Zarządzającej RPO WK-P (dalej: IZ RPO) w zakresie działań zaradczych podejmowanych przez beneficjentów oraz uczestników projektów EFS w kontekście ich wpływu na kwalifikowalność wydatków w ramach projektu.
- IZ RPO informuje, że możliwe będzie kwalifikowanie wydatków związanych z niezrealizowanymi, w związku z zagrożeniem koronawirusem, działaniami projektowymi (m.in. odwołane wizyty zagraniczne i krajowe, szkolenia, konferencje, spotkania) pod warunkiem:
- zaciągnięcia przez beneficjenta zobowiązań na ten cel przed 13.03.2020 r. (zgodnie z komunikatem z 13 marca 2020 r. w tym zakresie);
- udokumentowania braku możliwości odzyskania poniesionych na ten cel środków (odzyskanie kosztów rezerwacji lub zaliczek od dostawców i usługodawców zakończyło się niepowodzeniem)
- przekazania uzasadnienia powodów odwołania planowanej formy wsparcia (np. ograniczenie możliwości wjazdu do danego kraju w związku z zagrożeniem koronawirusem, odwołanie targów itp. przez organizatora z powodu zagrożenia korona wirusem oraz brak zgody uczestników projektu na udział np. w szkoleniu).
- W przypadku kosztów funkcjonowania placówek utworzonych ze środków EFS, takich jak np. placówki opieki nad dziećmi do lat trzech, dzienne domy pobytu, możliwe będzie kwalifikowanie kosztów stałych funkcjonowania miejsc opieki (w tym kosztów personelu), które muszą być ponoszone pomimo braku podopiecznych w placówce.
Niemniej jednak w nawiązaniu do komunikatu IZ RPO z 13 marca 2020 r. w przypadku projektów z zakresu usług opiekuńczych, celem minimalizacji negatywnych skutków ograniczenia podstawowego wsparcia projektowego w związku z zagrożeniem epidemiologicznym, IZ RPO rekomenduje zamianę stacjonarnych form opieki na opiekę świadczoną w miejscu zamieszkania uczestnika na tyle na ile będzie to możliwe, z zachowaniem należytych procedur i środków ochrony sanitarnej. Koszty związane z dostosowaniem form opieki do aktualnych wymagań uczestników będą uznawane za kwalifikowalne. - W przypadku stypendiów stażowych jako wystarczające potwierdzenie udokumentowania niezdolności do wykonywania zadań wynikających z odbywania stażu uznawane będą oświadczenia uczestników dotyczące między innymi konieczności opieki nad dzieckiem w wieku do lat 8, oświadczenia o zawieszeniu działalności przedsiębiorstwa, w którym odbywa się staż czy konieczności przybywania uczestnika w miejscu zamieszkania (mając na uwadze troskę o dobro wszystkich zaangażowanych w te procesy osób honorowanie będą oświadczenia bez konieczności osobistego lub elektronicznego podpisu w momencie ich składania – w miarę możliwości takie podpisy będą zebrane od uczestników po zmniejszeniu zagrożenia epidemiologicznego w kraju).
- IZ RPO prosi Beneficjentów o bieżące i regularne informowanie IZ RPO, za pośrednictwem systemu SL2014 lub zdalnie (telefonicznie lub mailowo) opiekuna projektu, o aktualnej sytuacji oraz stanie realizacji projektu, w tym o występujących opóźnieniach, problemach, trudnościach.
- IZ RPO dopuszcza wprowadzanie zmian w treści wniosków o dofinansowanie mających na celu wydłużenie okresu realizacji projektu, zmiany wartości budżetu projektu, dostosowanie harmonogramów realizacji projektu do nowych warunków, dostosowanie oferty projektu/wsparcia do zmienionych potrzeb uczestników, w tym np. wprowadzenie, w przypadku projektów, w których jest to możliwe oraz wskazane, zdalnych form wsparcia czy ponoszenie dodatkowych wydatków związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa uczestnikom/personelowi projektu. Jednocześnie z uwagi na fakt, że sytuacja poszczególnych podmiotów może być różna i wynikać zarówno ze specyfiki danego projektu, stadium jego realizacji, jak i obszaru działalności beneficjenta, każda propozycja beneficjenta, zasadność podejmowanych działań i kwalifikowalność wydatków z tym związanych, będą rozpatrywane indywidualnie, także w sytuacji ich sprzeczności z obowiązującymi kryteriami wyboru projektu.
- W przypadku projektów edukacyjnych w związku ograniczeniem pracy szkół (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. poz. 493)) IZ RPO zaleca beneficjentom tymczasowe zawieszenie działań projektowych oraz wprowadzanie zmian (np. zmian harmonogramu realizacji, wydłużenia okresu realizacji projektu) mających na celu umożliwienie realizacji zajęć dodatkowych w późniejszym terminie z pominięciem zastosowania form zdalnych. Głównym celem nauczania w formie zdalnej winna być realizacja podstawy programowej. Zajęcia realizowane w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego mają natomiast charakter uzupełniający/dodatkowy, a szczegóły ich realizacji zostały przewidziane we wniosku
o dofinansowanie projektu. - IZ RPO dopuszcza wydłużenia terminów składania wniosków o płatność na prośbę beneficjenta, w związku zaistniałą sytuacją.
- W przypadku ostatecznych odbiorców projektów, którym w ramach projektu przyznano dotacje lub pożyczki na rozpoczęcie działalności gospodarczej – wprowadza się możliwość czasowego zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej. Okres zawieszenia działalności w związku ze skutkami koronawirusa nie będzie traktowany jako naruszenie wymogu trwałości. Okres ten jednak nie będzie wliczany do wymaganego okresu utrzymania działalności gospodarczej a zatem po ponownym podjęciu działalności będzie ona musiała być prowadzona proporcjonalnie dłużej o okres jej zawieszenia.
- W zakresie projektów dotyczących przede wszystkim obszaru usług społecznych, w szczególności dedykowanych osobom potrzebującym wsparcia w codziennym funkcjonowaniu, IZ RPO przygotowała listę alternatywnych form wsparcia oraz działań możliwych do podjęcia w celu łagodzenia negatywnego wpływu pandemii (niemniej IZ RPO nie widzi przeciwskazań do odpowiedniego wykorzystania poniższych propozycji działań również w pozostałych projektach współfinansowanych z EFS w ramach RPO WK-P, w zależności od zidentyfikowanych potrzeb):
- zakup środków do dezynfekcji, środków ochrony indywidualnej w celu umożliwienia realizacji projektów w bezpiecznych warunkach;
- realizacja wsparcia psychologicznego w formie rozmów telefonicznych oraz przy użyciu innych form komunikacji zdalnej (jeżeli odbiorca ma możliwość skorzystania z niej);
- dostarczanie żywności w postaci gotowych posiłków do drzwi z zachowaniem środków ostrożności osobom i rodzinom będących w sytuacji kryzysowej dot. np. osób starszych, osób w okresie kwarantanny – możliwe zagwarantowanie usługi opiekuńczej w postaci opieki sąsiedzkiej związanej z pomocą OPS w dostarczaniu posiłków „do drzwi”;
- opracowywanie zestawów materiałów i ćwiczeń, dostosowanych do możliwości psychoruchowych podopiecznych i ich cyklicznie przekazywanie w formie elektronicznej lub drukowanej (w zależności od potrzeby);
- w przypadku długoterminowej opieki środowiskowej i w sytuacjach tego wymagających – wizytowanie środowisk, z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa (po uprzednim wywiadzie epidemiologicznym i z odpowiednim wyposażeniem: maseczki, rękawiczki jednorazowe, środki do dezynfekcji, żele antybakteryjne);
- wydawanie posiłków na miejscu (z zachowaniem odpowiednich środków ostrożności) – gotowe dania i ciepłe posiłki;
- dowożenie posiłków;
- robienie zakupów: produktów codziennych, jak i leków;
- świadczenie interwencyjnego transportu;
- wsparcie opiekunów faktycznych poprzez teleporady z psychologiem, doradcą zawodowym, prawnikiem, terapeutą;
- prowadzenie wypożyczalni sprzętu rehabilitacyjnego;
- udostępnianie pomieszczeń w dziennych domach pobytu pod miejsca na kwarantannę;
- współpracę z ośrodkami pomocy społecznej w celu rekrutowania środowisk do objęcia pomocą i wsparciem, skupienie się przede wszystkim na środowiskach najbardziej potrzebujących, takich, gdzie nie może być i nie jest realizowana pomoc sąsiedzka lub nie ma rodziny;
- współpracę np. podmiotami medycznymi np. w sytuacji konieczności pilnej konsultacji medycznej, czy diagnostyki urazu osób objętych wsparciem;
- zaangażowanie wolontariuszy w działania projektowe (do robienia zakupów i ich dostarczania osobom potrzebującym.
Skorzystanie z powyższego katalogu jest możliwe tylko przy zachowaniu niezbędnych środków bezpieczeństwa dla odbiorców wsparcia, jak i personelu projektu i innych osób zaangażowanych do jego realizacji, a także o ile pozostaje w zgodzie z przepisami prawa wprowadzanymi przez Rząd RP w związku z sytuacją epidemiczną w kraju.
IZ RPO opracowuje aktualnie wykaz dokumentów niezbędnych dla udokumentowania powyższych działań.
Dodatkowo informuję, iż ze względu na zmiany organizacji pracy w Urzędzie Marszałkowskim, tj. wprowadzenie pracy zdalnej dla pracowników urzędu oraz innych działań, podejmowanych w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się COVID-19, kontakt telefoniczny z pracownikami Urzędu Marszałkowskiego może być w najbliższych tygodniach utrudniony. Zalecamy kontakt mailowy bądź za pośrednictwem systemu SL 2014.