Zmiany w związku z RODO dla beneficjentów EFS w ramach RPO WK-P 2014-2020

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014‑2020 (IZ RPO WK-P) informuje, że:

• Administratorem danych osobowych przetwarzanych w odniesieniu do zbioru Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 jest Województwo Kujawsko-Pomorskie – Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, reprezentowane przez Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego – Piotra Całbeckiego, mające siedzibę przy Placu Teatralnym 2, 87-100 Toru,. Administratorem danych dla zbioru Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego z siedzibą w Warszawie przy ul. Wspólnej 2/4, 00‑926 Warszawa;
• Z inspektorami ochrony danych można skontaktować się pod adresami poczty elektronicznej:
  • – dla zbioru Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020): iod@kujawsko-pomorskie.pl;
  • – dla Centralnego systemu teleinformatycznego wspierającego realizację programów operacyjnych: iod@miir.gov.pl.

W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych informujemy również, że:

1. dane osobowe są zbierane/przetwarzane w celu wykonywania obowiązków Administratora Danych Osobowych w zakresie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, w tym w szczególności: potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia uczestnikom projektów, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości, raportowania oraz działań informacyjno-promocyjnych, w tym zapewnienia realizacji obowiązku informacyjnego dotyczącego przekazywania do publicznej wiadomości informacji o podmiotach uzyskujących wsparcie w ramach Programu;
2. podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny Administratora (Województwo Kujawsko-Pomorskie – Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, reprezentowane przez Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego, mające siedzibę przy Placu Teatralnym 2, 87-100 Toruń ) – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO wynikający z Rozporządzenia ogólnego i Ustawy Wdrożeniowej;
3. kategoriami odbiorców danych są: Instytucje Pośredniczące we wdrażaniu RPO WK-P na lata 2014-2020, eksperci oceniający projekty, podmioty świadczące usługę IT, podmioty wykonujące badania ewaluacyjne, przedstawiciele podmiotów upoważnionych do przeprowadzenia kontroli lub audytów w ramach RPO WK-P, osoby upoważnione, operatorzy pocztowi, podmioty wykonujące zadania w zakresie archiwizacji lub inne podmioty świadczące usługi na rzecz Województwa Kujawsko-Pomorskiego w związku z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020;
4. dane osobowe będą przechowywane do czasu zamknięcia Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014- 2020 (art. 140 i 141 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 dnia 17 grudnia 2013 r.) bez uszczerbku dla zasad regulujących pomoc publiczną oraz krajowych przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów;
5. osoby, których dane osobowe są przetwarzane mają prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub przenoszenia danych;
6. każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;
7. dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
8. dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO;
9. administrator danych osobowych, na mocy art. 17 ust. 3 lit. b RODO, ma prawo odmówić usunięcia danych osobowych.

Beneficjenci oraz wszystkie podmioty zaangażowane w realizację projektów w ramach RPO WK-P 2014-2020 powinni dostosować swoje polityki przetwarzania danych osobowych do specyfiki organizacji, które zapewnią zgodność z RODO. W szczególności należy mieć na uwadze spełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO oraz wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych służących zapewnieniu bezpieczeństwa odpowiadającego zidentyfikowanemu i prawdopodobnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych – zgodnie z art. 32 RODO.

Od dnia 25 maja 2018 r., Beneficjenci Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 w projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, którzy pozyskiwać będą nowych uczestników projektów zobowiązani są do posługiwania się zamieszczonymi poniżej wzorami oświadczeń:

1. Link otwiera się w nowej karcie Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania.
2. Link otwiera się w nowej karcie Oświadczenie uczestnika projektu.
3. Link otwiera się w nowej karcie Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
4. Link otwiera się w nowej karcie Odwołanie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
5. Link otwiera się w nowej karcie Wzór umowy o partnerstwie

W związku z powyższym, niezbędne jest także aneksowanie wszystkich umów/porozumień o partnerstwie na rzecz realizacji projektu w celu ich dostosowania do Rozporządzenia RODO oraz odwołanie dotychczasowych upoważnień do przetwarzania danych osobowych na zasadach obowiązujących do 25 maja, a następnie wydanie nowych upoważnień obowiązujących od 25 maja włącznie, na wzorach zgodnych z załącznikiem do skorygowanych umów o dofinansowanie.

W celu lepszego zrozumienia nowych przepisów Instytucja Zarządzająca Programem Wiedza Edukacja Rozwój opracowała dla wnioskodawców i beneficjentów przewodnik po danych osobowych przetwarzanych w projektach. Przewodnik tłumaczy zagadnienia, o których mowa w RODO oraz w umowach o dofinansowanie projektu. Zawiera również praktyczne przykłady zastosowania konkretnych rozwiązań:

Przewodnik po danych osobowych